Jak organizować i przechowywać ważne dokumenty w domu

Gratulacje! Kupiłeś dom, co czyni cię dumnym właścicielem nieruchomości i stosów dokumentów.

Od początku poszukiwania domu do dnia zamknięcia Twoja podróż domowa stworzyła bułkę formularzy, listów, raportów, umów, umów i innych dokumentów. I ten rosnący zapas dokumentów nie zwęża się po otrzymaniu kluczy.

Własność domu oznacza niekończący się strumień wszystkiego, od nowej instrukcji obsługi urządzeń, aby umożliwić przyszłe prace remontowe, z których wszystkie muszą być bezpiecznie przechowywane, aby zawsze możesz znaleźć to, czego szukasz, łatwo i bez stresu.

Być może zadajesz sobie pytanie, czy możesz pójść bez papieru i przechowywać tylko niektóre dokumenty cyfrowo. Pamięć cyfrowa to dobra kopia zapasowa ważnych dokumentów. Łatwiej jest wyszukiwać pliki komputerowe według nazwy, aby szybko je zlokalizować. Ale nadal będziesz musiał zachować oryginalne kopie większości swoich dokumentów.

Skanuj dokumentację finansową, deklaracje podatkowe, umowy, rachunki i rachunki, a nawet kluczowe dokumenty osobiste, takie jak paszporty oraz akty urodzenia i zgonu, aby mieć łatwą do pobrania kopię. Ale po przechowywaniu tych cyfrowych kopii w chmurze, zewnętrznym dysku twardym lub DMS (system zarządzania dokumentami) nadal będziesz musiał bezpiecznie złożyć i przechowywać oryginały.

Aby uniknąć utonięcia w rzece papieru, skonfiguruj system organizowania i przechowywania ważnych dokumentów w ramach osiedlenia się w nowym domu. Oto kilka wskazówek, aby zacząć.

Na tej stronie

• Zbierz swoje ważne dokumenty
• Skonfiguruj system zgłoszenia
• Wybierz gdzie i jak przechowywać dokumenty
  • Pudełko Bankera
  • Plastikowy kosz
  • Gabinet
  • Domowe bezpieczne lub zamka

Zbierz swoje ważne dokumenty

Pierwszy krok może być najbardziej żmudny, ale także najważniejszy - weź wszystkie dokumenty w jednym miejscu, aby można je złożyć i bezpiecznie przechowywać. Przykłady rodzajów zapisów związanych z domem i innych dokumentów, które powinieneś połączyć, obejmują:

• Umowa agenta kupującego;

• Umowa kupna;

• Dodatki, poprawki lub jeźdźcy;

• Ujawnienia sprzedawcy;

• Raport kontroli domu;

• Zamknięcie ujawnienia;

• Tytuł polisy ubezpieczeniowej;

• Czynność;

• Umowa hipoteczna;

• Gwarancje domowe i produktu na systemy takie jak podgrzewacz wody, piec i główne urządzenia;

• Podręczniki obsługi systemu i urządzeń;

• Plany budowy i zezwolenia na wszelkie przeszłe przebudowy;

• Lease i zbywalne umowy od sprzedawcy, i.mi. dzierżawa systemu energii słonecznej;

• Umowy usługowe i wpływy na opiekę nad trawnikami, konserwacja puli itp.

Tak długo, jak zbierasz ważne dokumenty z zakupu domu w celu zorganizowania i złożenia, rozważ skorzystanie z okazji do złożenia innych dokumentów, które możesz chcieć zachować w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu. Oto dobra lista kontrolna:

• Urodzeń i akty zgonu;

• Licencje małżeńskie;

• Karty ubezpieczenia społecznego;

• Paszporty;

• Wills;

• Dokumentacja medyczna;

• Polisy ubezpieczeniowe;

• Dokumenty samochodowe;

• Dokumenty karty kredytowej;

• Dokumenty inwestycyjne;

• Dokumenty pożyczkowe;

• Dokumenty bankowe;

• Rejestry podatkowe;

• Transkrypty i dyplomy;

• Miesięczne rachunki i wpływy.

Skonfiguruj system zgłoszenia

Po zebraniu wszystkich zakupów domu i innych dokumentów w jednym miejscu, poświęć trochę czasu, aby je uporządkować. Podziel je na stosy w oparciu o kolejność ważności, z takimi rzeczami, jak akty urodzenia, karty ubezpieczenia społecznego i czyny nieruchomości, zajmujące najwyższe miejsce i stare zapisy podatkowe i transkrypcje ustawione na bok.

Następnie przyjrzyj się do tych gór o niskim priorytecie papieru i strzępy i wrzuć to, co możesz, aby wyeliminować bałagan. Dokumenty, które przesadziły ze swoim powitaniem, obejmuje:

• Wydrukowane wyciągi bankowe, które mają ponad trzy lata;

• Wyciągi z karty kredytowej (zachowaj te związane z dużymi zakupami w celu uzyskania dowodu płatności);

• Deklaracje podatkowe, które mają ponad siedem lat;

• Rachunki i rachunki, które mają ponad trzy lata;

• Wygasłe umowy serwisowe, zasady, gwarancje i umowy najmu.

Twoje obfite stosy dokumentów można teraz zorganizować w sposób, który sprawia, że ​​znalezienie konkretnego dokumentu w przyszłości są szybkie i intuicyjne. Może to być alfabetyczne lub chronologiczne, chociaż większość ludzi uważa, że ​​dokumentacja dokumentów według tematu ma największy sens. Więc wszystkie rekordy osobiste są w jednym pliku, rekordy bankowe w innym, domowe dokumenty zakupowe w trzecim i tak dalej.

Rozważ przyjęcie systemu oznaczonego kolorami do dokumentów powiązanych z grupą. Dzięki temu systemowi można znaleźć ogólną kategorię dokumentu, którego szukasz na pierwszy rzut.

Przypisz kolor podstawowy do kategorii plików (na przykład czerwony dla domowych), z najważniejszymi dokumentami w tej kategorii w najjaśniejszym folderze (raport z kontroli domowej, akt nieruchomości). Następnie rozbij kategorię, składając wtórne, ale powiązane dokumenty w folderach o różnych odcieniach tego samego koloru (na przykład różowy dla gwarancji, instrukcji obsługi i umów serwisowych).

Pamiętaj, że im bardziej rozkładasz swój system na kategorie i podkategorie, tym mniej czasochłonny i frustrujący proces śledzenia określonych dokumentów będzie w przyszłości. Aby śledzić system, utwórz prosty indeks plików z spisem treści, aby dodatkowo upewnić się, że nie będziesz źle plik ani nie umieszcza żadnego ważnego dokumentu.

Wybierz gdzie i jak przechowywać dokumenty

Możesz mieć pokusę, aby ułożyć swoje pliki w pudełku i schować je w rogu strychu lub piwnicy. Należy pamiętać, że wiele ważnych dokumentów jest trudnych i kosztownych do wymiany, jeśli są uszkodzone przez wodę, ciepło lub gryzonie.

Zamiast tego znajdź miejsce w pomieszczeniu o stosunkowo stałej temperaturze, która nie jest podatna na powodzie, ekstremalne ciepło, zimno lub szkodniki. Biuro domowe, szafa do przechowywania, a nawet pod łóżkiem, działa dobrze.

Istnieje wiele kontenerów, których można użyć do przechowywania ważnych dokumentów w domu, od pudełek oldschoolowych bankier. Oto cztery systemy pamięci, które mogą dla Ciebie działać:

Pudełko Bankera

Najprostsze, ale najmniej bezpieczne rozwiązanie, pudełko bankiera to po prostu kartonowe pudełko zaprojektowane do przechowywania folderów plików. Zawiera solidną pokrywkę i otwory do uchwytu dla łatwego dostępu i półek.

Chociaż pudełko bankiera jest opłacalną i bez wątpienia metodą przechowywania, karton nie chroni dokumentów przed pożariem, wodą lub gryzoniami, i nie ma sposobu, aby zablokować pudełko, aby strzec przed kradzieży. Możesz użyć pudełka bankiera do dokumentów o niskim priorytecie, ale twoje ważniejsze dokumenty powinny być przechowywane w bezpieczniejszym pojemniku.

Plastikowy kosz

Podobnie jak pudełko bankiera, prosty plastikowy kosz to tani i łatwy sposób przechowywania osobistych dokumentów o niskim priorytecie. Plastikowe pojemniki są tworzone do układania, więc mogą to być wygodne rozwiązanie, gdy masz dużą liczbę plików i ograniczoną przestrzeń. Chociaż ta metoda przechowywania oferuje ograniczoną ochronę przed powodzią i gryzoniami, nie jest ognioodporna i nie można jej zablokować.

Gabinet

Domowe szafki na dokumenty są dostępne w różnych stylach, aby pasowały do ​​wystroju wnętrza domu i mogą zmieścić dużą liczbę plików w wielu szufladach. Możesz wybrać model z zamkiem dla pewnej ograniczonej ochrony przed kradzież.

Szafki do zgłoszeń są doskonałym rozwiązaniem dla wszystkich oprócz najważniejszych i trudnych do przechowywania dokumentów osobistych. Jednak w przypadku powodzi dokumenty przechowywane w najniższej szufladzie mogą utrzymać uszkodzenia wody.

Domowe bezpieczne lub zamka

Najbezpieczniejszą metodą przechowywania ważnych dokumentów w domu jest domowy sejf lub blokada, która jest ognioodporna i odporna na powódź. Możesz zdecydować się na małą blokadę do przechowywania dokumentów o najwyższym priorytecie - urodzeniu i akt małżeństwa, paszportów, kart ubezpieczenia społecznego, woli i domu - w połączeniu z zablokowaną szafką do dokumentu domowego na pozostałą dokumenty.

Bez względu na to, jaką metodę przechowywania się osiedla, pamiętaj, aby wykonać kopie kopii kopii wszystkich ważnych dokumentów osobistych i domowych cyfrowo. Przechowuj je w chmurze, na dysku flash USB przechowywanym w sejfie lub z zaufanym prawnikiem lub przyjacielem.