Najlepsze praktyki komunikowania się z klientami

Komunikacja jest jednym z kluczowych elementów upewnienia się, że klienci i kontrahenci są zadowoleni z wyniku projektu. Projekty budowlane mogą się szybko zmieniać w miarę postępu postępów, a po drodze należy się spodziewać czkawek. W konsekwencji niezbędna jest komunikacja między obiema stronami.

Doświadczeni specjaliści budowlani wiedzą, że skuteczne komunikowanie się z klientami i informowanie ich na bieżąco może zapobiec drogim błędom, zwiększyć powtarzające się możliwości biznesowe i prowadzić do ogólnego lepszego finansów dla firmy. Oto niektóre z najlepszych praktyk dla kontrahentów podczas komunikowania się z klientami.

Na tej stronie

• Ustalić jasne cele i oczekiwania
• Ustanowienie jednej linii komunikacji
• Użyj oprogramowania budowlanego
• Użyj proaktywnego rozwiązywania problemów
• Informuj klientów na bieżąco
• Popularne filmy

Ustalić jasne cele i oczekiwania

„Najważniejszym elementem komunikowania się z klientem jest upewnienie się, że oboje jesteś na tej samej stronie przed rozpoczęciem projektu”, mówi Nick Miller, wykonawca budownictwa domowego z ContractorAdvisorly.

„Jednym ze sposobów upewnienia się, że oboje koncentrujesz się na tych samych celach, jest planowanie spotkania przed budownictwem, w którym przechodzisz materiały, harmonogram i cele projektu. Upewniając się, że zarówno Ty, jak i Klient masz jasny zarys postępu projektu i jakie są jego cele, przygotujesz się na sukces."

Ustawienie oczekiwań z klientem jest kluczowe, mówi Rachel Street, gospodarz telewizji Philly Revival i prezes Hestia Construction, LLC.

„Powinieneś powiedzieć swojemu klientowi, jak oczekujesz znalezienia miejsca pracy, zanim jeszcze zaczniesz”, mówi.

„Wszyscy tam byliśmy: pokazujesz się, aby demo i stwierdzić, że klient nigdy nie usunął mebli i rzeczy. Ważne jest, aby zająć się tym, zanim jeszcze zaczniesz od umieszczenia przepisu w umowie, że klient musi usunąć wszystko, zanim zaczniesz. Jeśli nie, naliczysz opłatę za przeniesienie dla nich przedmiotów i nie ponosisz odpowiedzialności za uszkodzenie czegokolwiek pozostawionego na stronie."

Ustalając oczekiwania i wytyczne na początku, pomagasz zapobiegać niepożądanym niespodziankom dla obu stron.

Ustanowienie jednej linii komunikacji

W każdym projekcie wyznacz jedną osobę jako główny kontakt klienta. Alissa Thompson, wiceprezes ds. Partnerów zarządzających Cornerstone, firma zajmująca się zarządzaniem budownictwem, mówi: „Jedną z najbardziej frustrujących rzeczy dla klienta jest nie wiedza, kogo skontaktować się lub mieć coś, co powiedzieli, że jedna osoba nie jest udostępniona komuś innemu. Zazwyczaj w projekcie jest kilka osób i wybierając jeden punkt kontaktowy, unikasz żadnych nieporozumień między sobą a klientem."

Street dodaje: „Piszę do umowy, że cała komunikacja dotycząca pracy powinna przejść bezpośrednio mnie, a nie przez moich pracowników lub podwykonawców. Jest to bardzo ważna kwestia, ponieważ czasami klienci mogą rozmawiać z pracownikiem o dodatkowej pracy lub zmianie, ale nigdy nie zostaje ci przekazywana. Najłatwiej jest dać klientowi jeden punkt kontaktowy, który jest odpowiedzialny za radzenie sobie z wszystkimi ich obawami, czy to ty, czy ktoś inny, który wyznaczasz."

Użyj oprogramowania budowlanego

Możesz znaleźć oprogramowanie, które pomoże ci zrobić wszystko w branży budowlanej. Możesz go użyć, aby zaimponować klientom i wygrać projekty, dokonać dokładnych szacunków oferty i informować klientów o postępach w swoim projekcie.

„Technologia jest do wykorzystania na naszą korzyść”, mówi Thompson. „Podczas gdy szkice i plany wystarczyły, oczekiwania klientów są teraz znacznie wyższe. Zapewnij rendering projektu 3D, aby naprawdę zachwycić Twoich klientów i pomóc w zabezpieczeniu projektów. Ten mały dotyk będzie tym, co cię wyróżni i zapewni klientowi w pełni rozumie, jak wszystko będzie wyglądać.

„Rób też zdjęcia w miarę postępów. Jest to szczególnie świetne, jeśli Twoim klientom nie ma w okolicy i pozwala im zobaczyć z pierwszej ręki."

Dodaje Millera: „Korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami, takim jak BuilderTrend lub Procore, nie tylko ułatwiamy sobie życie, ale także pomaga pokazać klientom, jak postępuje projekt. Dzięki temu typowi oprogramowania budowlanego możemy tworzyć profile, w których nasi klienci mogą wyświetlić postępy dla ich pracy i zobaczyć aktualizacje wizualne. Nie muszą myśleć o tym, mogą łatwo to zobaczyć, dając im spokój umysłu."

Użyj proaktywnego rozwiązywania problemów

Jennifer Fiorenza, dyrektor projektu w klasztorze, sugeruje: „Nie bądź niepokojący w komunikacji. Jeśli i kiedy pojawi się problem, podejdź do klienta z dobrze przemyślanymi rozwiązaniami, a nie tylko problemy."

Fiorenza przypomina projekt domowy, w którym pracownicy zauważyli, że piec ma się wyjść. „To dodaje duży koszt do już obszernego projektu” - mówi. „Jednak nie tylko zbliżyliśmy się do klienta z wiadomością, że istnieje duży element dodatkowy do dodania do budżetu, ale mieliśmy plan przeniesienia pieca z pierwszego piętra na piwnicę i przekształcenie starego pomieszczenia użyteczności publicznej w pokój dla psów klienta. Udało nam się wykorzystać dodatkowe podłogi i materiały z kuchni i łazienki, aby ukończyć nowy pokój dla psów, więc nie wymagał znacznie więcej inwestycji od naszego klienta.

„Myślenie o potencjalnych rozwiązaniach poza dużym problemem, który zidentyfikowaliśmy. Nasi klienci widzą, że jesteśmy rozwiązani problemu i tam, aby im pomóc, a nie tylko po to, aby zarobić."

Informuj klientów na bieżąco

W świecie budownictwa, w którym sprawy mogą się zmieniać codziennie, aktualizacja klientów jest kluczem do utrzymania silnych relacji z nimi. Jeśli mają jakieś obawy lub skargi, rutynowa komunikacja pomaga uniknąć jakichkolwiek drastycznych zmian w późniejszych wymaganiach.

„Naszymi projektami zarządzają dyrektorzy projektu, którzy utrzymują stały kontakt z właścicielami domów podczas procesu budowania, informując ich na każdym etapie”, wyjaśnia Fiorenza. „Projekt poprawy domu może być destrukcyjny i stresujący. Lubimy robić wszystko, co w naszej mocy, aby upewnić się, że nasi właściciele domów czują się komfortowo. Pod koniec każdego tygodnia każdy właściciel domu otrzymuje aktualizację e -maila, która zawiera wszystkie prace zakończone w tym tygodniu, wyjątkowe problemy i kolejne kroki."